Les ERP (Enterprise Resource Planning) ont émergé dans les années 1990 en réponse aux besoins croissants des entreprises en matière de gestion intégrée. Ils ont été conçus pour centraliser et coordonner les processus opérationnels et administratifs au sein d'une organisation afin de gagner en efficacité et sécurisation.
Les premiers systèmes ERP étaient principalement axés sur la gestion de la production. Au fil du temps, les fonctionnalités se sont étendues pour y intégrer la logistique, les achats, la comptabilité et la relation client.
Aujourd’hui, les ERP sont devenus des outils essentiels de pilotage de l’ensemble des données pour les entreprises, (offrant une visibilité et un contrôle complet sur leurs activités « métier ») et de soutien à la fonction finance. Les ERP ont un coût proportionnel à leur dimension et leur modèle économique évolue rapidement. D’une économie d’acquisition et de détention des systèmes et licences dans les années 2000, nous sommes passés à une souscription avec tarification à l’usage et dans le Cloud. Ces nouveaux systèmes sont dotés de mises à jour régulières (au moins 2 fois par an) et imposent naturellement l’adoption des fonctionnalités standard natives : le système définit la cible des processus.
Le corolaire de cette tendance laisse une place importante aux outils complémentaires dits « Best of breed » qui permettent de couvrir des fonctionnalités nécessitant plus de « sur-mesure » ou qui ne sont nativement pas ou peu présents dans les ERP, c’est le cas par exemple sur le lettrage client, mais aussi le pilotage de la clôture. Ces types de solutions complémentaires engendrent la mise en place d’interfaces avec l’ERP.
Le lettrage client (ou Cash Applications en anglais) correspond au rapprochement des encaissements avec les transactions clients. Il constitue l’un des processus clé au sein de la Finance pour lequel des solutions avancées sont nécessaires, dotées de règles multicritères ou même de plus en plus de fonctions de logiques apprenantes rendues possibles par l’intelligence artificielle qu’ils intègrent. Ces optimisations réduisent les délais d’encaissement, permettent d’optimiser le BFR et réduisent la charge de recouvrement.
L’automatisation et l’optimisation du système de lettrage clients sont de plus en plus courantes et permettent de réduire la durée du processus et les risques d’erreur humaine. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur les lettrages qui demandent une investigation poussée lorsque les tiers n’indiquent pas de données permettant d’opérer le lettrage.
Le processus de clôture est un processus peu ou mal couvert par les ERP. En effet, parfois ils comportent une possibilité de gestion et d’ordonnancement des tâches, intègrent les ouvertures / fermetures de périodes, mais comportent très rarement des fonctionnalités de rapprochement comptable et de justification de comptes.
Ainsi, il est possible de compléter son ERP par un système dédié au pilotage et à l’optimisation de la clôture comptable. Ces solutions permettent d’assurer la traçabilité depuis les soldes comptables de l’ERP, de mettre en place des workflows élaborés reposant sur des profils divers et adaptés pour gérer les flux d’approbation et de revue. La justification des comptes est ainsi assurée par la mise en place de règles automatiques et de modèles de justification adaptés. Ces outils offrent également la possibilité de donner accès en consultation aux auditeurs externes de façon à faciliter leur intervention. La clôture est ainsi structurée et permet de réduire les délais par une automatisation et mise sous contrôle.
Ainsi l’on comprend qu’il est important de privilégier des solutions « dédiées » lorsque les processus couverts constituent un véritable enjeu pour l’entreprise : de meilleure couverture, de productivité ou encore de sécurisation.
Ces outils constituent d’autant plus des systèmes clés qu’ils peuvent être alimentés de sources multiples et pas uniquement l’ERP. Ainsi, les outils de Cash Applications eront interfacés avec les outils de gestion de trésorerie (TMS) pour la récupération des relevés bancaires et les outils de pilotage de clôture depuis des outils « métier » pour faciliter certains cadrages comptables.
La mise en œuvre d’outils complémentaires à l’ERP impose une intégration qu’il faut penser et gérer dès le début du projet car elle constitue un enjeu majeur pour la réussite du programme complet : définir les sources d’alimentation, spécifier les interfaces entrantes et sortantes, définir les règles de gestion, mais aussi, et surtout, gérer le flux de référentiels entre ces différents outils.
Le gage de réussite d’un projet complet mêlant ERP et Best of Breed repose ainsi sur l’anticipation et l’organisation des travaux : définir le schéma applicatif cible et le flux de données référentielles et transactionnelles, mais également organiser les mises en œuvre des différents systèmes dans une chronologie organisée, en tenant compte des priorités de l’entreprises, des projets déjà lancés et de la disponibilité des équipes IT et métier.
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