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Sécuriser son processus de création fournisseurs grâce à l’automatisation

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L’automatisation au service de l’efficacité de votre équipe comptable

Le processus de création fournisseurs étant l’un des processus financiers les plus critiques, il est normal qu’il soit prioritaire pour l’automatisation. Critique car il porte la vérification des coordonnées bancaires des fournisseurs, processus souvent manuel générateur d’erreurs et également source de fraude.

Aujourd’hui, un tel processus standard comporte 4 principales étapes :

  1. La réception et l’affectation du ticket de demande de création fournisseurs,
  2. La vérification de la complétude des données et des pièces demandées,
  3. La réalisation des contrôles :
    1. Contrôle d’unicité pour éviter la création de doublons ;
    2. Contrôle de la conformité fournisseurs via des bases tiers type « Dun & Bradstreet » ;
    3. Contrôle des coordonnées bancaires notamment via la réalisation d’un contre-appel.
  4. La création du fournisseur dans le référentiel.

Ces 4 étapes peuvent, exceptée l’action de contre-appel, être automatisées dans leur état actuel. Mais comme dans toute démarche d’automatisation, une part importante du gain est générée par l’optimisation du processus.

Dans notre processus « standard » la seule étape non automatisable en l’état est l’action de contre-appel, c’est pour cela que nous la remplaçons par l’utilisation du protocole SEPAm@il Diamond. Via l’intégration dans le processus automatisé, ce contrôle permet, en temps réel, de vérifier les coordonnées bancaires des fournisseurs auprès du réseau bancaire français sur la base du couple SIREN / IBAN.

Le processus est ainsi robuste, sécurisé et automatisé de bout en bout. Les collaborateurs peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et sur les alertes remontées par les automates lors des contrôles.

Ce processus de création fournisseurs automatisé sert aussi à sécuriser la base fournisseurs en continu. En effet, pourquoi ne pas effectuer une vérification de celle-ci de manière mensuelle pour en garantir sa conformité. Cela permettra de mettre à jour les coordonnées fournisseurs, et en cas de contrôles positifs, de bloquer la création de commande avec ces derniers.

Rappel : La RPA (Robotic Processus Automation) est une solution qui permet de créer des programmes visant à automatiser des tâches réalisées manuellement par les collaborateurs. Ces automates peuvent ainsi se connecter à n’importe quel applicatif, site web, e-mails pour capturer, manipuler et traiter des données. Les éditeurs les plus connus sont : UiPath, Automation Anywhere et BluePrism.

Les équipes de Grant Thornton accompagnent les dirigeants et leurs équipes dans leurs projets les plus complexes.