Automatiser son processus de traitement des encaissements clients

Par quels processus commencer ? C’est l’une des questions les plus fréquemment posées.

Le choix du premier processus n’est pas aisé, il faut qu’il soit visible, à fort enjeu, orienté « satisfaction des collaborateurs », et dont l’automatisation et le succès soient plus que jamais garantis.

Parmi tous les potentiels d’automatisation que représentent les processus comptables, il y en a un qui offre une perspective majeure en termes de ROI : le traitement des encaissements clients. Alors bien sûr, il existe aujourd’hui des applicatifs dédiés au lettrage des encaissements clients, parfois même certains ERP proposent des automatismes, mais ni l’un ni l’autre n’ont la capacité d’être conçus sur mesure à 100%, en prenant le flux de bout en bout, pour ainsi libérer le maximum d’enjeux. La RPA le permet !

Concrètement, en termes de processus, le lettrage commence toujours par la récupération des relevés bancaires et l’analyse des postes non soldés. A partir de là, les collaborateurs comptables passent un temps considérable à rechercher des informations dans les relevés, pour les rattacher à une facture. Numéro de la facture notamment, montant, nom de l’émetteur du virement… Toutes ces informations sont scrutées pour tenter de trouver une correspondance. Une fois cette dernière trouvée, il faut réaliser l’action de lettrage directement dans l’applicatif, ou via l’import des écritures. Ces actions, l’automate peut les réaliser en totale autonomie ! Et le collaborateur peut ainsi se concentrer sur le traitement des cas bloquants.

Au fur et à mesure des automatisations réalisées sur ce processus, nous avons constaté que l’automate, en plus de réaliser les actions des collaborateurs, améliorait le taux de lettrage via la réalisation des combinatoires. La puissance des automates permet aujourd’hui d’analyser toutes les potentialités de lettrage des virements reçus, en calculant l’ensemble des combinaisons de factures en attente de paiement pour trouver la correspondance et parvenir au lettrage. Ces actions, trop chronophages quand elles devaient être faites manuellement, sont maintenant 100% automatisées.

Tout ce temps, (autrefois passé sur le lettrage des encaissements clients), les collaborateurs pourront ainsi le passer à l’analyse des écarts, la conduite des actions de recouvrement, et ainsi apporter davantage de valeur ajoutée à leur entreprise.

Rappel : La RPA (Robotic Processus Automation) est une solution qui permet de créer des programmes visant à automatiser des tâches réalisées manuellement par les collaborateurs. Ces automates peuvent ainsi se connecter à n’importe quel applicatif (site web, emails) pour capturer, manipuler et traiter des données. Les éditeurs les plus connus sont : UiPath, Automation Anywhere et BluePrism.

Si vous souhaitez analyser le potentiel d’automatisation de vos processus, n’hésitez pas à me Contacter.