Mise en place de la norme IFRS16 : Les bonnes pratiques

Comme pour la plupart des projets, la mise en place de la norme IFRS 16 passe idéalement par plusieurs phases, plus ou moins longues en fonction des enjeux au sein de vos groupes :

• Une phase de diagnostic,
• Une phase de recensement des contrats de location avec un chiffrage d’impacts,
• Une phase de déploiement au sein de l’organisation, d’un outil et de processus permettant le suivi des contrats IFRS 16.

La norme est applicable depuis le 1^er janvier 2019. S’il aurait été préférable de passer par ces différentes étapes, il ne reste désormais que peu de temps pour pouvoir être prêt opérationnellement à reporter les bons impacts dans vos états financiers. Si on exclut les informations dont vous auriez pu avoir besoin pour la préparation de votre budget 2019 en tenant compte de la norme, selon vos obligations de publication externe, les premières informations publiées le seront à l’occasion des comptes arrêtés à fin juin 2019.

Vous avez encore quelques mois devant vous mais de nombreux chantiers devront être menés parallèlement à vos prochaines clôtures comptables. Alors quelle stratégie adopter et quelles sont les bonnes pratiques qui vous permettront de gagner du temps et de sécuriser votre mise en place ?

• A l’occasion de la préparation de vos comptes annuels 2018, faire un focus sur les impacts liés aux contrats de location :

Qu’avez-vous dans vos états financiers consolidés ? Des contrats de location financement ? Des provisions pour m² inoccupés ou pour remise en état ? Des charges constatées d’avance relatives aux loyers payés en avance ? Des franchises de loyer au bilan à étaler sur la durée du bail ? Un compte de loyer à détailler ? etc…Tous ces éléments seront impactés lors de la comptabilisation de vos écritures IFRS 16 en 2019.

Qu’avez-vous dans vos engagements hors bilan ? Une analyse plus poussée des informations remontées au titre des contrats de location simple est fortement recommandée et ce d’autant plus qu’une réconciliation entre les impacts IFRS 16 dans le bilan d’ouverture et le montant des engagements hors bilan à fin décembre 2018 devra être produite dans vos annexes aux états financiers 2019. Il faut donc se poser les bonnes questions et notamment quelle durée retenir lorsqu’il existe des options de renouvellement ou de sortie anticipée dans vos contrats.

• Un rapide calcul d’impacts sur Excel vous permettrait de discuter de la matérialité avec vos Commissaires aux comptes. Les baux immobiliers sont souvent les contrats qui engendrent les impacts les plus significatifs. Quel est alors l’intérêt de suivre une flotte automobile d’une centaine de voitures quand une dizaine de baux immobiliers représentera plus de 90 % de votre dette ? Par définition, le seuil de matérialité nécessite une approche au cas par cas et il n’y a pas de règle en la matière. Pour autant, il ne faut pas se priver de cette analyse : l’intérêt de limiter le nombre de contrats est lui par contre immédiat d’un point de vue opérationnel, notamment quand le temps est compté ! Il est préférable avant de reprendre des données détaillées dans votre outil, de statuer sur le périmètre à retenir.
• Anticiper et documenter les positions « comptables »: notamment celles relatives à la détermination du taux d’actualisation, à la détermination des durées dans le cas d’options contractuelles sans forcément entrer dans le détail de tous vos contrats. Ce sont autant de sujets « structurants » qui, une fois établis et validés avec vos Commissaires aux comptes, permettront d’aller plus vite dans la reprise des historiques.
• Choisir votre outil et définir l’organisation et le processus IFRS 16 sous-jacent : compte tenu du temps qui reste il peut être opportun d’avoir une approche en plusieurs phases et d’avoir recours à un outil qui peut être adaptable et paramétrable dans le temps.

 Le « must have » dans un premier temps pour commencer l’année 2019 et le « nice to have » dans un second temps à développer courant 2019, qui permettront de sécuriser votre projet. Nous voyons par exemple dans certains groupes, une approche très centralisée dans un premier temps, (table de mapping uniquement avec le plan de comptes consos, pas d’interface avec les différents ERP comptables etc) et dans un second temps, il est prévu la décentralisation des écritures au niveau local et de travailler sur les interfaces avec les différents outils.

Une autre alternative est celle d’externaliser la production de vos écritures IFRS 16 de façon temporaire auprès d’un prestataire externe. En effet, cette approche permettra d’avancer dans votre projet IFRS 16 en réfléchissant à une organisation cible, en formant les collaborateurs identifiés, en chiffrant les impacts tout en repoussant de quelques mois la phase de choix d’outil. Outre son support normatif, le prestataire garantira que les impacts et les écritures afférentes soient générés en conformité avec la norme. L’internalisation se ferait alors dans un second temps, quand les outils et leurs paramétrages seront plus aboutis et les équipes plus sensibilisées.

• Former vos collaborateurs et ce à l’occasion de la reprise des historiques. Des personnes clés impliquées dans le processus de remontée et d’identification des contrats IFRS 16 devront être nommées au sein de votre organisation. De nouveaux rôles sont créés à l’occasion de la mise en place de la norme : « les contributeurs » qui récupéreront et saisiront les informations, « les référents IFRS16 » qui prendront position sur des éléments pour lesquels le jugement du management est demandé (durée des contrats, taux d’actualisation …) et qui statueront sur l’éligibilité d’un contrat à la norme IFRS16. Le reprise des historiques leur permettra de monter en compétence à la fois sur la norme IFRS 16, sur l’outil et également sur la façon la plus efficiente de suivre ces contrats tout au long de leur vie.
• Mise à jour de votre outil de reporting et consolidation: création de nouveaux comptes, de nouveaux états dans votre package, paramétrage du tableau de flux de trésorerie. Si cet aspect est moins urgent, il demeure primordial car au-delà des informations chiffrées, de nombreuses informations qualitatives devront être produites dans vos annexes aux états financiers. Une solution pour remonter ces informations pourrait être de créer de nouveaux états au sein des packages de consolidation.

Pour conclure, la mise en place de la norme IFRS 16 et la nécessité à court terme d’avoir un chiffrage de son impact à la date de transition, génère actuellement de nombreux travaux au sein des groupes. Pour que cet effort reste uniquement un effort de mise en place, et que très rapidement en 2019, vos équipes ne soient plus autant sollicitées, il est primordial de faire les bons choix pour une mise en œuvre rapide, efficace, réaliste et pragmatique.

Michelle Sauphanor
Directrice
Neuilly-sur-Seine
+33 (0)1 41 25 94 83