Paroles d'experts

Clôture continue : un changement de culture nécessaire

90 % des équipes comptables se sentent sous pression en période de clôture. Comment réduire ce  stress inévitable pour toutes les directions financières et se placer parmi les plus performants ?

Même si une première étape d’automatisation des tâches de clôture a été atteinte dans nombre d’entreprises grâce à la refonte des processus et la fiabilisation des ERP, un second levier d’amélioration est encore nécessaire, tant les attendus sont croissants dans des délais toujours plus contraints. Une nouvelle approche fait sens : adopter une clôture « en continu » pour fluidifier le processus et y apporter plus de valeur.

Le principe de Continuous Accounting fait référence au traitement des transactions financières en temps réel pour éviter le goulot d’étranglement de fin de mois. Ce type de pratiques est déjà en place dans des secteurs dont la volumétrie transactionnelle se compte en millions de lignes par mois. Le secteur bancaire ou les voyagistes par exemple, gèrent leurs suspens et leur réconciliation comptabilité / gestion quotidiennement. Même sujet pour les Groupes avec beaucoup d’intercos.

Des outils de rapprochement multicritères avec des seuils de tolérance poussés leur sont indispensables pour réduire le traitement manuel des écarts. Réduire leurs suspens de 2 % ou 3 % permet de générer des gains de plusieurs ETP.

Une plateforme comme BlackLine avec son module « Matching », que l’on peut alimenter en continu depuis plusieurs sources (fichiers plats d’outils de gestion, balances ERP…), permet de réaliser ce genre de transactions.

Au-delà des réconciliations, cette approche au fil de l’eau s’applique également très bien à la justification des comptes ou à l’anticipation d’écritures manuelles (OD) de fin de mois.

Interfacer en continu le module « Account Reconciliation » avec les balances de l’ERP garantit l’intégrité et la mise à jour, en temps réel, des soldes à justifier dès qu’ils sont mouvementés, et à en conserver le statut « reconciled » tant qu’ils ne varient pas. La réconciliation permanente des comptes, réduit les pics de charge en période de clôture, et permet aux équipes comptables de se concentrer pleinement sur les comptes les plus à risques et les plus mouvants.

Par extension, ces mêmes comptes peuvent être suivis plus facilement par les équipes de contrôle interne ainsi que les Directeurs Administratifs et Financiers, qui sont en mesure d’évaluer à tout moment l’intégrité des informations dont ils disposent et de déceler les éventuelles fraudes et erreurs.

De la même manière, avec le module « Journal Entries » qui permet d’automatiser la génération des OD récurrentes, il sera désormais possible d’anticiper la production de ces écritures, sur la base d’informations envoyées en avance de phase par les systèmes amont. Cela donnerait également plus de temps aux responsables d’analyser ces OD et de les valider via les workflows proposés par le module.

Ce modèle, bien que marginal dans de nombreux secteurs, devient très « contemporain » et permet aux entreprises qui l’adoptent, de rejoindre les directions financières les plus performantes. Concrètement, la démarche de clôture permanente permet de lisser la charge de travail liée à une période donnée en les intégrant aux activités quotidiennes des équipes comptables.

Premier bénéfice : réduire les risques d’erreurs et améliorer la qualité des contrôles et des reporting. Deuxième bénéfice : retenir les talents en réduisant les pics de charge qui mettent à mal l’équilibre vie privée / vie professionnelle en leur offrant l’opportunité d’évoluer d’un rôle de « producteur comptable » vers celui d’analyste.

Associée
Emmanuelle Muller-Schrapp Rencontrez Emmanuelle