Paroles d’expert

IFRS 16 : quel outil pour gérer vos contrats de location ?

 

Depuis le 1er janvier 2019, la norme IFRS 16, relative à la comptabilisation des contrats de location, est applicable à tous les groupes établissant des comptes en normes IFRS. Pourtant, la possibilité d’avoir recours à un outil a été largement sous-estimée et cette phase du projet reste une préoccupation majeure pour la plupart des groupes quelle que soit leur taille.

Leurs principales interrogations sont souvent les mêmes : faut-il nécessairement avoir recours à un outil ? Si oui, quel outil choisir ? Ces outils répondent-ils parfaitement à la norme ?

Voici quelques éléments de réponse.

Le recensement des contrats de location ouverts à la date de transition a montré que l’information relative aux contrats de location se trouve partout et nulle part à la fois. La norme IFRS 16 touche tous les groupes, et en leur sein plusieurs fonctions : la finance, les services généraux, les achats, les départements juridiques, immobiliers et informatiques.

La mise en œuvre de la norme en est d’autant plus compliquée. Les groupes doivent faire face soit à une forte volumétrie, soit à des difficultés pour récupérer et actualiser les données utilisées dans le but de réaliser des calculs qui peuvent s’avérer fastidieux.  De ce fait, le recours à un outil, quel qu’il soit, semble indispensable pour suivre ces contrats et calculer ou recalculer leurs impacts lors de chaque arrêté comptable.

Alors quel outil choisir ? Un fichier Excel plus ou moins élaboré ou bien un outil « dédié » IFRS 16 ?

Si Excel peut sans doute permettre un calcul à date - par exemple au 1er janvier 2019, de nombreux groupes ont adopté ce « modus operandi » -  il sera plus compliqué de suivre les changements contractuels dans le temps.

A la différence des calculs effectués pour retraiter les contrats de locations financement selon IAS17 suivis très souvent sous Excel, les impacts IFRS16 doivent être actualisés tout au long de la vie du contrat. Dès lors qu’il y a une modification, le droit d’utilisation et la dette locative sont recalculés et les plans d’amortissement sont mis à jour.

C’est sans doute l’une des raisons pour lesquelles le recours à un outil IFRS 16 n’a été envisagé que tardivement par les groupes. La plupart d’entre eux ont assimilé la gestion des impacts IFRS 16 à ce qu’ils faisaient jusqu’alors pour les contrats de location financement. Hors les changements intervenus en cours de contrat sont assez fréquents.

Dans le cas des baux immobiliers très communément rencontrés au sein des entreprises, dès lors que les loyers sont indexés, que la surface louée est modifiée, que la durée du contrat est modifiée, que des avantages sont versés par le bailleur, une mise à jour des calculs doit être effectuée. L’historisation des données initiales et des modifications dans le temps ainsi que la correcte prise en compte du « cut off » à la date d’arrêté comptable, sont donc essentielles pour comptabiliser les bons impacts et assurer une bonne piste d’audit.

Si cela ne peut être élaboré sous Excel de façon pérenne, alors cela doit être géré sous un outil dit « IFRS16 ».

Nombre d’outils sont aujourd’hui disponibles sur le marché, avec un degré de maturité différent – quelques éditeurs ont commercialisé une première version de leur outil il y a deux ans, d’autres il y a 6 mois. Certains ont évolué et continuent à évoluer régulièrement au gré des demandes des clients. Alors quel outil choisir ?

Avant tout, il faudra cibler la famille d’outils répondant au besoin de l’entreprise :

  • Un outil pour uniquement faire des calculs : certains sont issus du sérail des outils de consolidation et d’autres de celui-ci des outils de reporting. Les premiers sont des solutions intégrées et ont un faible coût. Par opposition, les seconds, plus personnalisables, et de ce fait plus pertinents pour tout ce qui est simulation, module budgétaire / forecast, ont un prix plus élevé.
  • Un outil connecté à un ERP comptable, notamment SAP : le suivi du contrat et ses impacts seront mis en œuvre à la source dans un processus complètement intégré au sein de l’ERP. Le coût élevé avec pour incidence un intérêt des groupes utilisant déjà SAP.
  • Un outil pour gérer, suivre ses contrats et faire des calculs IFRS16 : ceux-là sont issus du sérail des outils de gestion des contrats immobiliers. L’application de la norme IFRS16 est alors une opportunité pour mettre en place un outil opérationnel permettant de fiabiliser le processus de suivi des baux. L’on pense aux entreprises ayant des activités dans le « retail » avec de multiples boutiques ou agences dont elles sont locataires.

Au sein de chacune de ces familles, le choix devra se porter sur l’outil qui remplira le maximum de critères tels que :

  • Son intégration dans l’environnement et l’architecture IT : en mode « Saas » ou « on premises» ? Ce fournisseur est-il déjà connu et référencé au sein de l’organisation ?
  • Le référentiel normatif : USGAAP, IAS 17, IFRS 16 ? Rares sont les outils multinormes.
  • Le coût de la solution : autant le coût projet que le coût récurrent sont généralement fixés en fonction du nombre d’utilisateurs et / ou du nombre de contrats.
  • La prise en main de l’outil : son ergonomie, une maintenance facile et intuitive, un outil multilingue.
  • La certification de l’outil par un cabinet : qui s’avère limitée à des cas simples, et par conséquent une prise de références auprès des grands groupes ayant porté leur choix sur l’outil permet tout autant d’obtenir une certaine assurance.
  • La disponibilité des équipes projet : un afflux important de demandes des groupes auprès des éditeurs engendre un risque que ces derniers soient dans l’impossibilité de mobiliser toutes les ressources nécessaires pour mener le projet dans les temps impartis.

Au-delà du choix de l’outil, la gestion de projet adoptée sera un élément clé de réussite du chantier IFRS16

Dans cet environnement mouvant, au sein duquel les outils continuent d’évoluer, prendre son temps pour poser les bons jalons et attendre que les outils soient plus aboutis, peut s’avérer être une bonne alternative.

Directrice
Michelle Sauphanor Rencontrez Michelle