Avec la crise du Covid-19, l’Etat porte une attention particulière aux retards de paiement qui augmentent le risque de défaillance des entreprises, en particulier des PME/ TPE. Preuve de sa mobilisation, Bercy a créé le 23 mars 2020 une cellule de crise des factures inter-entreprises. Le risque réputationnel existe déjà, puisque l’Etat publie le montant des amendes dues aux retards de paiement. On peut s’attendre à une tolérance zéro en la matière.
Bruno Le Maire a prévenu : une entreprise qui ne respecterait pas ses délais de paiement, ne pourra pas bénéficier des garanties de l’Etat pour emprunter, et l’information sera transmise aux banques pour stopper ses crédits.
En même temps, les services facturiers et les équipes de vidéocodage des entreprises et de leurs prestataires le cas échéant sont mis à mal avec le confinement au niveau local et international, ce qui ralentit significativement la chaine de valeur de facturation dès l’amont, sans garantie d’une possible compensation avale où donneurs d’ordre et comptables peuvent eux-mêmes être pris dans un fonctionnement partiel et ralenti.
Avec cette actualité prégnante, quels sont les enjeux pour les Directions Financières ?
Les fonction Finance n’a d’autre choix que de poursuivre l’amélioration de son efficacité opérationnelle et organisationnelle au travers de la digitalisation renforcée de son processus procure-to-pay (P2P), afin de minimiser les impacts du Covid-19 sur son mode de fonctionnement et sur la tenue de ses obligations de paiement.
La situation impose aux entreprises de mettre en place toutes les mesures appropriées pour respecter cette obligation. A date, l’enjeu majeur est d’abord de maitriser le traitement des factures au mieux dès l’amont, et d’être capable de rattraper ce retard conjoncturel en aval.
Chaque entreprise se doit d’évaluer ses capacités de traitement tout au long de son cycle fournisseur afin de trouver les leviers qui lui permettront d’en réduire la durée, de limiter le risque de faillite de ses partenaires et d’éviter les amendes de l’Etat qui mettront plus à mal encore sa trésorerie.
Quels sont les leviers à leur disposition ?
Les Directions Financières doivent revoir de manière critique leur chaine de valeur en termes de processus, organisation, système d’information pour faire le point sur le niveau de digitalisation et de fiabilité du processus P2P : pain points, indicateurs de performance en place (en mettant l’accent sur les délais de traitement), les typologies d’achat, les volumes de factures et le niveau de criticité de leurs fournisseurs. Sur cette base, chaque Direction Financière pourra identifier ses quick wins et également, ses actions à moyen terme dans une perspective d’amélioration continue.
Il est à noter que l’un des leviers principaux repose sur le déploiement et/ ou l’utilisation avancée de solutions de dématérialisation du traitement des factures. C’est l’occasion notamment de renforcer, voire de généraliser le recours à la dématérialisation fiscale, en privilégiant les formats digitaux : EDI (Echange de Données Informatisé), PDF avec signature électronique, PDF structurés, qui permettent de s’affranchir du papier et du vidéocodage d’une part, et de réduire les délais de traitement amont d’autre part.
La situation de crise du Covid-19 représente ainsi et paradoxalement une bonne opportunité d’inscrire dans l’agenda du DAF la dématérialisation fiscale et d’anticiper une obligation de mise en place prévue suivant le projet de loi de Finance 2020, entre 2023 et 2025.
Se lancer sur 2020 dans une mesure d’impact afin d’évaluer l’effort à fournir pour passer en « démat’ fiscale » complète est clé pour les entreprises qui veulent répondre à leurs obligations de paiement et être prêtes à temps. Le risque n’est en effet pas tant lié à la technologie qu’à la pénurie de ressources expertes sur un marché en plein emploi.
