Paroles d’experts

Réussir la digitalisation de votre clôture

4 leviers prioritaires à couvrir pour maîtriser la clôture comptable

Pour 90 % des équipes comptables, les périodes de clôture demeurent des moments de stress.

Et cela ne va pas aller en s’arrangeant. La nécessité d’agilité et de rapidité dans les cycles d’évolution des entreprises, les contraintes règlementaires croissantes, posent des échéances de plus en plus fortes dans leur calendrier.

Devant l’accumulation des tâches et des opérations comptables manuelles, les directions financières reconnaissent avoir des difficultés à piloter leur processus de clôture et à le rendre plus « fluide ». Bloquées par des systèmes d’information peu flexibles ou des organisations parfois trop complexes, elles peinent également à se lancer dans des projets dont le gain financier est peu lisible. Pourtant, des solutions existent, pour autant l’on ne pourra pas faire l’économie de légers changements d’organisation.

Voici les 4 chantiers prioritaires à couvrir pour maîtriser la clôture comptable :

Comment mieux gérer les écritures manuelles ?

Quel comptable n’a pas rêvé de réduire et automatiser son volume d’écritures manuelles ?

Le sujet est délicat tant il peut mettre à mal le planning de clôture et bouleverser les principes de traçabilité des écritures.

L’enjeu est de préparer et automatiser autant que possible les écritures manuelles récurrentes afin que les comptables passent plus de temps sur les OD exceptionnelles, puis de mettre sous contrôle le processus de validation de ces OD pour garantir la traçabilité de la chaine de décision.

La digitalisation du processus de clôture va permettre de soutenir ces principes dans le but de la sécuriser.

Passer en clôture continue, un changement de culture évident : pour quoi faire ? et comment ?

L’arrivée de nouveaux outils plus « agiles » intégrant un meilleur traitement du « temps réel », offre l’opportunité de repenser le processus et les modes de travail pour réduire la pression en fin de période. L’enjeu est de faire adopter la culture de la clôture en continu aux équipes comptables. Il s’agit de lisser la charge de travail liée à la production comptable sur toute la période : le calcul des provisions, les actions de justifications des comptes sont traités au fil de l’eau et sont conservés tant que les opérations et montants n’évoluent pas.

Nous recommandons notamment le module de réconciliation de comptes de Blackline qui supporte cette approche.

Comment anticiper et répondre aux besoins du contrôle interne et aux exigences règlementaires ?

En se multipliant, ces exigences imposent aussi une plus grande agilité aux systèmes d’information et aux processus. Business Process Owner, l’équipe financière doit proposer un processus de clôture conforme aux exigences règlementaires et garantissant la traçabilité des informations et la fiabilité de la piste d’audit.

Dans ce cas précis, la réponse passe par une solution logicielle. L’enjeu est de trouver celle qui permette la séparation des tâches (segregation of duties), la conservation de l’ensemble des pièces justificatives qui sous-tendent une position et la traçabilité des actions et décisions via des workflows de validation et des signatures électroniques.

Outil en SaaS, Blackline est une solution envisageable. Elle porte intrinsèquement la garantie d’une complète conformité réglementaire.

Comment optimiser le binôme comptable et contrôleur de gestion dans une co-construction des travaux de clôture ?

Leurs rôles sont complémentaires, leur collaboration nécessaire. Pour y parvenir, ces deux profils peuvent s’appuyer sur les nouvelles plateformes collaboratives de digitalisation de la clôture, qui permettront de réduire les envois d’e-mails et de fichiers divers à version multiple, les appels de relance, etc… A titre d’exemple, le module « Task Management » de Blackline propose un véritable « cockpit » pour piloter la clôture de manière interactive et transparente, et faciliter les échanges.

Associée
Emmanuelle Muller-Schrapp Rencontrez Emmanuelle