Contrairement aux comptables, les contrôleurs de gestion n’ont pas été touchés par les vagues de réorganisation conduisant à la mise en place de CSP (Centres de Services Partagés). Toutefois, avec l’arrivée de la robotique, qui va inévitablement libérer du temps au sein de la fonction comptable, le contrôle de gestion peut y voir une opportunité de se réorganiser.
L’une des options pourrait être de mettre en place une Data Factory produisant les reporting de base et indicateurs clés communs à toute l’entreprise. Cette organisation permettrait au contrôleur de gestion de se focaliser sur l’analyse, les plans d’actions, l’examen ad hoc, … tout en favorisant la proximité avec les directions opérationnelles.
L’image du Centre de Services Partagés réduit à la seule fonction comptable est dépassée. La technologie RPA (Robotic Process Automation) est en passe de modifier fondamentalement les méthodes de travail des CSP. Les tâches routinières devraient progressivement être assumées par des robots permettant de libérer du temps et des ressources. Dans ces conditions, pourquoi ne pas créer une « Data Factory » au sein du CSP ?
L’objectif de cette cellule, orientée particulièrement sur la production des données de pilotage, est de confier aux « comptables » la production des données de gestion de base, (qu’elles soient financières ou non) afin de permettre aux contrôleurs de gestion de se focaliser sur le pilotage de l’activité. La data factory sera le centre de gestion de la donnée. Ce qui lui permettra d’accompagner les contrôleurs de gestion, mais aussi les autres métiers, dans la recherche d’amélioration de la performance opérationnelle et le pilotage stratégique.
Le développement d’un CSP robotisé intégrant une Data Factory doit répondre à plusieurs enjeux :
- Rationalisation et standardisation des processus.
- Optimisation de l’outil de production.
- Modélisation des données pour répondre aux besoins métiers : reporting de gestion, suivi d’indicateurs, tableaux de bord.
- Gain de temps : traitement et mise à disposition de la donnée 2 à 5 fois plus rapide.
- Amélioration de la qualité et de la fiabilité des données.
- Homogénéisation des référentiels de gestion.
- Besoins croissants d’analyse de gestion que la centralisation au sein d’un CSP robotisé facilite en rendant la donnée disponible, sous un format d’une qualité homogène.
Réduction de 25 à 40 % des coûts de traitement.
A l’ère de la digitalisation et de l’intelligence artificielle, mettre ce type d’organisation en place au sein des CSP comptables est une véritable opportunité pour le contrôle de gestion : le dispositif pourra aussi se focaliser sur les analyses à valeur ajoutée pour l’entreprise.
Néanmoins la réussite d’un tel projet nécessite :
- La définition d’objectifs clairs : « l’un des facteurs clés de succès d’une Data Factory est l’identification de son rôle en amont, en l’occurrence donner de la valeur business aux données de l’entreprise »,
- La mise en place d’un business case rigoureux identifiant les besoins des contrôleurs de gestion mais aussi et surtout des utilisateurs des données de pilotage : « opérationnels et direction générale »,
- L’identification des ressources nécessaires : « ressources comptables adéquates apportant leur connaissance de l’écosystème de l’entreprise et de son business »
- Une étude de faisabilité qui prévoit plusieurs scénarios et une feuille de route d’évolution,
- La formation des ressources de la fonction comptable aux outils de gestion, et surtout au contrôle de gestion,
- L’adoption d’un mode agile c’est-à-dire le : « traitement en temps réel des données : collecter, stocker, traiter et mettre en qualité ».
La Data Factory, véritable laboratoire de la donnée de pilotage, va profondément transformer la façon de travailler des contrôleurs de gestion. Une fois affranchi des tâches de collecte et de mise en qualité des données de gestion de base, ils pourront se concentrer sur l’analyse des données et la définition des plans d’actions adéquats. Le directeur financier doit saisir cette opportunité d’évolution du métier afin de repenser son organisation et d’améliorer le processus du pilotage de gestion.
Notre rôle est d’accompagner les directions « finance/gestion » à la mise en place progressive « d’une Data Factory » afin de les aider à mieux appréhender les besoins de leur organisation et leur permettre de mieux mesurer et piloter la performance.
Olivier Rihouet, Associé, Conseil Opérationnel, Directeur de l’offre de services Pilotage de la Performance
