Finance Transformation

Transformation de la fonction finance d’Alstom Transport

Christophe Radepont Christophe Radepont

Témoignage de Jean-François Gourion (Vice-Président Finance Efficiency) et de la direction du projet « Agathe » (*) : Odile Cassaigne (SSC France Project Director) et Christophe Mac Garry (Finance Efficiency Director)

(*) : mise en oeuvre du SSC Finance France en partenariat avec Grant Thornton

1/ Les enjeux d’Alstom Transport et leur déclinaison sur la fonction Finance

Alstom Transport, acteur majeur du transport ferroviaire présent dans plus de 60 pays et regroupant 24 700 collaborateurs, contribue à la création de systèmes de transport adaptés aux besoins des pouvoirs publics, des opérateurs et des passagers. L’entreprise propose une gamme complète de produits et services ferroviaires : transports urbains (tramways, métros), trains à grande et très grande vitesse, système de signalisation, maintenance d’équipements et infrastructure.

Pour les livrer elle est organisée en mode projet et gère des contrats à long terme nécessitant la coordination de plusieurs unités réparties dans le monde entier.

Dans ce contexte très international, la fonction Finance d’Alstom Transport doit être capable d’adresser de façon& efficiente et agile de multiples dimensions : client, région, projet, produit et plateforme technique. Pour répondre à ces enjeux, Jean-Jacques Morin, CFO du Secteur Alstom Transport, crée en mars 2009 une équipe dédiée à la définition de l’exécution du plan de transformation de la finance, pour ainsi inscrire ses bénéfices dans la durée. Elle est placée sous l’autorité de Jean-François Gourion, Vice-Président Finance Efficiency.

2/ Finance Efficiency : une organisation au service de la transformation

Des objectifs ambitieux de réduction des coûts ont été fixés : - 20 % en 3 ans. Un portfolio d’initiatives prioritaires a été défini et partagé avec les managers. Pour appui de chacune de ces initiatives, une méthodologie unique, assortie d’outils de mise en œuvre : de la project charter et son business case jusqu’au planning de déploiement détaillé. Les leviers d’optimisation ont adressé aussi bien la dimension efficacité et coût de la fonction que l’aspect valeur ajoutée apportée aux opérationnels (business partnering).

La fonction finance est devenue un acteur reconnu et incontournable de l’amélioration continue au profit de l’ensemble du secteur.

Quelques exemples :

  • Déploiement sur l’ensemble du secteur d’un système unique de pilotage de la performance des projets (2 500 utilisateurs, 20 milliards € de backlog) certifié par les auditeurs externes,
  • Mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs,
  • Création de plateformes de Shared Services internes (Espagne, Roumanie, Singapour…),
  • Refonte des règles de délégation d’autorité au sein du secteur transport,
  • Accompagnement du redimensionnement de la force commerciale avec un plan sur 3 ans,
  • Intégration de tableaux de bord automatisés et en temps réel, développés sous Qlikview,
  • Externalisation en partenariat avec Grant Thornton (projet Agathe).

Chacune de ces initiatives est déployée en mode projet, avec à sa tête un chef de projet issu de l’organisation finance opérationnelle, systématiquement assisté d’un expert de l’équipe Finance Efficiency, ce dernier contribue à l’élaboration du plan projet et apporte un soutien méthodologique sur toute sa durée. C’est le cas pour le projet Agathe, qui a été conduit conjointement par Odile Cassaigne, SSC France Project Director et membre de la Direction Financière France et Christophe Mac-Garry, Finance Efficiency Director, adjoint du VP Finance Efficiency.

3/ Focus sur le projet Agathe de mise en oeuvre du SSC France en partenariat avec Grant Thornton

La France concentre l’ensemble des lignes de produits et des savoir-faire technologiques en 14 unités opérationnelles réparties sur tout le territoire. C’est le coeur industriel historique d‘Alstom Transport (2 milliards € de CA, 8 500 collaborateurs). Dans ces conditions, réformer la comptabilité représentait un vrai challenge, le prérequis étant de sécuriser la production des données financières tout en réalisant de véritables économies, sans pour autant détruire l’emploi en France.

Les solutions internalisées ne répondant pas au cahier des charges tant sur le plan social qu’économique, l’option de l’externalisation a donc été étudiée. Une étude de marché a permis de mettre en avant le potentiel de Grant Thornton : son expérience de plus de vingt ans en Outsourcing adossée à ses activités d’expertise-comptable, sa large présence en France et sa plateforme off-shore à l’île Maurice, garantissaient une transition optimisée à tous points de vue.

Les associés Xavier Lecaille et Christophe Radepont, ont proposé plusieurs scénarios. Le modèle opérationnel retenu est le suivant : un front office à Lille, des activités transactionnelles opérées depuis l’île Maurice et des équipes réduites sur les sites Alstom en interface avec Grant Thornton, le tout en parfaite cohérence avec les règles de contrôle interne.

A l’issue du processus social (livres I et II, multiples CCEs et CEs, expertise Secafi, …) la mobilisation conjointe des Ressources Humaines et de la Finance a permis le reclassement réussi des personnels impactés (80 personnes).

Sur le plan opérationnel, Grant Thornton s’est appuyé sur une méthodologie rigoureuse tout au long de la phase de transfert (10 mois) et a réussi à créer une vraie dynamique avec les comptables Alstom et traite désormais la comptabilité des 14 unités du groupe au travers des centres de Lille et de l’île Maurice, en contact quotidien avec les sites. Le modèle opérationnel fonctionne et avec 40 % de réduction des coûts, les objectifs économiques ont largement été atteints.

L’une des forces de Grant Thornton réside dans sa capacité à maintenir les mêmes interlocuteurs, de la pré-étude jusqu’à la phase d’exécution. Christophe Radepont et Xavier Lecaille ont élaboré l’offre à chaque étape du projet, puis piloté la transition et assurent aujourd’hui l’exécution du contrat au travers de leur responsabilité opérationnelle des plateformes de BPO.

Cette relation de partenariat dans la durée présente de nombreux avantages. Elle a notamment permis de trouver rapidement des solutions concrètes lors de la phase de transition (ex : assistance sur site lors du reclassement anticipé d’un chef comptable, mise en place d’un dispositif de travail en week-end pour rattraper le retard consécutif à des coupures informatiques…). Par ailleurs, l’expertise des équipes Grant Thornton agit comme un catalyseur en faveur de l’amélioration sur le long terme des processus internes tant comptables qu’opérationnels (ex : chantiers d’harmonisation co-pilotés avec Grant Thornton).

Bien au-delà de la simple externalisation, le projet Agathe en partenariat avec Grant Thornton réalise donc une véritable transformation de la fonction Finance.